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Business Knigge für Meetings und Besprechungen

In diesem Artikel geht es um das Verhalten vor und zu Beginn eines Meetings oder einer Besprechung mit externen Gästen. Die ersten Minuten entscheiden oft darüber, ob das Gespräch zu einem Erfolg wird. Daher sollten Sie nichts dem Zufall überlassen!

Einladungen

Wurde der Termin für eine Besprechung telefonisch vereinbart, schicken Sie unbedingt noch eine Einladung per Email an alle Beteiligten. Der Vorteil ist, dass zunehmend die Terminkalender-Funktion des Emailsystems genutzt wird, und ihre Gesprächpartner den Termin so sehr leicht übertragen können. Außerdem ist so jedem klar, wer die Verantwortung für das Meeting hat, und Ansprechpartner ist. Weisen Sie in der Email auch noch einmal auf den Gesprächsinhalt hin, ggf. fügen Sie die Agenda hinzu und vergessen sie nicht, mitzuteilen, an welchem Ort das Meeting stattfindet. Für externe Gäste sollten Sie eine Wegbeschreibung hinzufügen, und Ihre Hilfe anbieten, falls es Schwierigkeiten mit der Anreise gibt, oder Hotelbuchungen nötig sind.

Vorbereitungen

Sorgen Sie vor der Besprechung dafür, dass alle nötigen Arbeitsmaterialien bereit liegen. Ihre eigenen Unterlagen haben sie selbstverständlich noch einmal durchgesehen und auf Vollständigkeit geprüft, evtl. auch in ausreichender Menge kopiert, um sie weiterreichen zu können. Auf Flipcharts und Whiteboards sollten sich keine Spuren des vorangegangenen Meetings mehr befinden. Dass keine vertraulichen Unterlagen offen einsehbar sind, versteht sich wohl von selbst. Stellen Sie sicher, dass Beamer und/oder Projektoren funktionieren, dass Stifte für Flipchart und Whiteboard vorhanden sind, und sorgen Sie auch dafür, dass ggf. Wasser, Kaffee und Gebäck bereit steht, so dass Sie dies nicht erledigen müssen, wenn Ihre Gäste bereits angekommen sind.

Pünktlichkeit

Sein sie pünktlich! Pünktlichkeit wird im Mitteleuropäischen und Amerikanischen Raum – anders als in vielen anderen Ländern – sehr hoch geschätzt. Kommen Sie zu spät oder auch schlecht vorbereitet, erweckt das schnell den Eindruck der Unzuverlässigkeit. Ein gutes Zeitmanagement ist hier wichtig. Falls Sie sich dennoch verspäten – hoffentlich nur mit gutem Grund! – rufen Sie unbedingt an, und teilen dies mit. Dies dürfen sie auch von Ihren Gästen erwarten. Übrigens: Sollten Sie Ihre Gäste am Empfang oder am Besuchereingang abholen, ist es zwar höflich, Ihnen auf dem Weg zum Besprechungsraum den Vortritt zu lassen. Doch auf verwinkelten Fluren und ist es angenehmer (und einfacher) für Fremde, wenn Sie mit einem freundlichen „Gestatten Sie, dass ich voraus gehe?“ die Führung übernehmen. Schweigen Sie nicht beharrlich, sondern führen Sie ein wenig Smalltalk, sonst wirken Sie verkrampft und verschlossen. Fragen Sie, ob die Anreise problemlos verlief, reden Sie über aktuelles Tagesgeschehen oder notfalls über das Wetter. Alles ist erlaubt, so lange es nicht negativ ist, nichts aus der Klatschpresse, nichts religiöses, politisches oder sonstiges Diskussions-Potenzial bietet.

Begrüßung

Lächeln Sie bei der Begrüßung und schauen Sie Ihrem Gegenüber in die Augen. Das lässt Sie unverkrampft und freundlich wirken, der Blickkontakt signalisiert Interesse und Offenheit.

Herren stehen zur Begrüßung auf, Damen dürfen sitzen bleiben. So will es die Tradition. Weil aber im Beruf auf Gleichberechtigung wert gelegt wird, sollten sich auch Damen zur Begrüßung kurz erheben. Das wirkt nicht nur lockerer, sondern ist in der Praxis schlichtweg oft die unkompliziertere Lösung.

Ein kurzer und kräftiger Händedruck ist perfekt. Reichen Sie Ihre Hand weder zu kraftlos, noch zu fest. Beides ist unangenehm, und hinterlässt keinen guten Eindruck: Ein zu lascher Händedruck wird instinktiv mit mangelnder Kompetenz und fehlendem Durchsetzungsvermögen assoziiert. Ein zu starker wirkt schnell herrisch. Vermeiden Sie es, falls möglich, die Hand über den Tisch hinweg zu reichen. Die schafft eine unnötige Distanz und ist unbequem. Dass Sie ihre andere Hand während der Begrüßung nicht in der Hosentasche vergraben, versteht sich von selbst.

Begegnen Sie einem ranghöheren Mitarbeiter informell, z.B. auf dem Flur, bleibt es ihm überlassen, ob es zum Händeschütteln kommt. Überlassen Sie ihm die Initiative. Schlüpfen Sie dagegen in die Rolle des Gastgebers, z.B. bei einem Meeting, das Sie leiten, führen Sie Regie. Auch bei der Begrüßung.

Vorstellung

Als Gastgeber ist es auch an Ihnen, den Gästen einen Platz anzubieten und sie miteinander bekannt zu machen. Stellen Sie dem ranghöheren (in diesem Fall ist dies der Gast oder Kunde) immer den rangniedrigeren vor, und erläutern Sie kurz dessen Aufgabe, z.B. „Herr Müller, das ist meine Kollegin, Frau Schmidt. Sie kümmert sich in unserem Hause um die Pressearbeit.“ So helfen Sie Ihrem Gast, sich zurechtzufinden. Darüber hinaus gilt wie auch im Privatleben: Ältere kommen vor Jüngeren, Damen vor Herren. Machen Sie Personen bekannt, die einen akademischen Grad haben, nennen Sie diesen bitte korrekt und vollständig. Zugegebenermaßen ist dies alles bei größeren Runden oft unpraktikabel. Hier bietet es sich an, die Besprechung damit zu beginnen, die Anwesenden zu bitten, sich kurz selbst vorzustellen.

Richtige Anrede

Im Allgemeinen ist es heute völlig in Ordnung, sich selbst vorzustellen. Dies macht sogar einen guten Eindruck, wenn Sie es korrekt beherrschen. Überfallen Sie Ihren Gesprächspartner nicht, doch nennen Sie kurz nach der Begrüßung Ihren Namen. Offen wirkt es, Vor- und Zunamen zu nennen, ist jedoch nicht immer angemessen. Achten Sie am besten darauf, wie Ihre Kollegen sich präsentieren. Tragen Sie einen akademischen Titel, ist Understatement gefragt. Ohne Zweifel haben sie allen Grund, stolz darauf zu sein. Doch nennen Sie Ihren Titel nicht, wenn Sie sich selbst vorstellen. Das wirkt schnell überheblich.

Haben Sie dagegen mitbekommen, dass Ihr Gesprächspartner über einen akademischen Grad verfügt, sollten Sie wissen, wie man Ihn richtig anspricht. Aus einem „Herrn Dr. Müller“ wird im Gespräch „Dr. Müller“. Handelt es sich z.B. um einen Prof. Dr., so gilt der höhere Grad. „Prof. Dr. Müller“ sprechen Sie dann mit „Prof. Müller“ an. Weniger einfach ist es dagegen, wenn Sie es mit Adligen zu tun haben. Streng genommen gehört der Titel heute zum Namen. Doch die Formel „Guten Tag, Herr Graf von Lahnstein“ gilt als vollkommen falsch. Entweder nennen Sie den Herrn „Graf von Lahnstein“ Oder aber schlicht „Herr von Lahnstein“. Die letzte Version ist die modernere und in der Wirtschaft gebräuchlichere.

Hat Ihr Gegenüber einen Doppelnamen, benutzen Sie diesen auch. Die einzige Ausnahme: Man bietet Ihnen eine Kurzform an.

Visitenkarten

Stellen Sie sicher, dass Sie Visitenkarten in ausreichender Menge bei sich führen. Diese sollten aktuell sein, und selbstverständlich weder verknickt noch schmutzig (das gilt auch für die Ränder). Geben Sie Ihrem Gesprächpartner unaufgefordert ein Exemplar. Reicht man Ihnen eine Visitenkarte, sollten Sie diese unbedingt lesen. Stecken Sie sie unbeachtet ein, wirkt das desinteressiert. Auch Gesprächsnotizen auf der Visitenkarte, das Knicken oder gar Vergessen derselben ist ausgesprochen unhöflich.

Wenn alle Förmlichkeiten ausgetauscht sind, können sich alle Anwesenden auf das eigentliche Thema des Meetings konzentrieren und man wird Sie – und Ihr Unternehmen - als perfekten Gastgeber in Erinnerung behalten.

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